Excel提供的“记录单”功能可以查询记录，如果要查询人事管理工作表中的某条记录，然后把它打印出来，可以采用下面介绍的方法。

(1)函数分解

INDEX函数返回数据清单或数组中的元素值，此元素由行序号和列序号的索引值给定。

INDEX函数有两种语法形式:数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组，引用形式通常返回引用。当函数INDEX的第一个参数为数组常数时，使用数组形式。

语法1(数组形式):INDEX(array,row_num,column_num)

Array为单元格区域或数组常量。如果数组只包含一行或一列，则相对应的参数row_num或column_num为可选。如果数组有多行和多列，但只使用row_num或column_num，函数INDEX返回数组中的整行或整列，且返回值也为数组；Row_num为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。如果省略row_num，则必须有column_num；Column_num为数组中某列的列序号，函数从该列返回数值。如果省略column_num，则必须有row_num。

语法2(引用形式):INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)

Reference表示对一个或多个单元格区域的引用。如果为引用输入一个不连续的区域，必须用括号括起来。如果引用中的每个区域只包含一行或一列，则相应的参数row_num或column_num分别为可选项；Row_num引用中某行的行序号，函数从该行返回一个引用；Column_num引用中某列的列序号，函数从该列返回一个引用；Area_num选择引用中的一个区域，并返回该区域中row_num和column_num的交叉区域。选中或输入的第一个区域序号为1，第二个为2，以此类推。如果省略area_num，函数INDEX使用区域1。

MATCH函数返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。

语法:MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)

Lookup_value为需要在数据表中查找的数值；Lookup_value为需要在Look_array中查找的数值；Match_type为数字-1、0或1。

(2)实例分析

如果上面的人事管理工作表放在Sheet1中，为了防止因查询操作而破坏它(必要时可以添加只读保护)，我们可以打开另外一个空白工作表Sheet2，把上一个数据清单中的列标记复制到第一行。假如你要以“身份证号码”作为查询关键字，就要在C2单元格中输入公式“=INDEX(Sheet1!C2:C600,MATCH( SC S5,Sheet1! SC S2: SC S600,0),1)”。其中的参数“ SC S5”引用公式所在工作表中的C5单元格(也可以选用其他单元格)，执行查询时要在其中输入查询关键字，也就是待查询记录中的身份证号码。参数“Sheet1!C2:C600”设定INDEX函数的查询范围，引用的是数据清单C列的所有单元格。MATCH函数中的参数“0”指定它查找“Sheet1! SC S2: SC S600”区域中等于 SC S5的第一个值，并且引用的区域“Sheet1! SC S2: SC S600,0”可以按任意顺序排列。

上面的公式执行数据查询操作时，首先由MATCH函数在“Sheet1! SC S2: SC S600”区域搜索，找到“ SC S5”单元格中的数据在引用区域中的位置(自上而下第几个单元格)，从而得知待查询数据在引用区域中的第几行。

接下来INDEX函数根据MATCH函数给出的行号，返回“Sheet1!C2:C600”区域中对应行数单元格中的数据。假设其中待查询的“身份证号码”是“3234567896”，它位于“Sheet1! SC S2: SC S600”区域的第三行，MATCH函数就会返回“3”。接着INDEX函数返回“Sheet1!C2:C600”区域中行数是“3”的数据，也就是“3234567896”。

然后，我们将光标放到C2单元格的填充柄上，当十字光标出现以后向右拖动，从而把C2中的公式复制到D2、E2等单元格(然后再向左拖动，以便把公式复制到B2、A2单元格)，这样就可以获得与该身份证号对应的性别、籍贯等数据。

注意:公式复制到D2、E2等单元格以后，INDEX函数引用的区域就会发生变化，由C2:C600变成D2:D600、E2:E600等等。但是MATCH函数返回的(相对)行号仍然由查询关键字给出，此后INDEX函数就会根据MATCH函数返回的行号从引用区域中找到数据。

在Sheet2工作表中进行查询时只要在查询输入单元格中输入关键字，回车后即可在工作表的C2单元格内看到查询出来的身份证号码。如果输入的身份证号码关键字不存在或输入错误，则单元格内会显示“#N/A”字样。