Excel编辑中,我们有时候可能会遇到要将一列按照一定的规律分割成几列,或者将若干列合并成一列。在Excel中,提供了非常有效的分列和合并列的功能。

  1. 分列

Excel提供了特定的分列功能命令来帮助用户快速对具有一定规则的列进行分列操作。

示例1:对如图 1所示的姓名列进行分列,将“姓”放在B列,“名”放在C列。

Excel分列和合并列功能

图1

具体步骤:

1) 选中A列。

2) 点选“数据—>数据工具—>分列”命令,打开“文本分列向导”对话框,如图 2所示。

Excel分列和合并列功能

图2

3) 在图 2的向导中,你可以指定用来分列的分隔方式。由于本例中姓名之间没有有效的分隔符,在此选择“固定宽度”(假定“姓”都是一个汉字),然后单击“下一步”,系统将显示图 3所示的对话框。

Excel分列和合并列功能

图3

4) 在图 3中,在“姓”和“名”之间单击鼠标,建立按照固定宽度的分列线(图 3中所示),然后点击“下一步”,此时可以看到如图 4所示的对话框,此时“数据预览”部分可以看到已经将姓名列划分成了两列。

Excel分列和合并列功能

图4

5) 在图 4中可以设定分隔出来的各列类型,也可以设定“目标区域”(本例设为“$B$1”,即将分出来的列放到B列开始)。点击“完成”,将看到最终的Excel结果表如图 5所示。可以看到,此时A列已经被分成了B列和C列。

Excel分列和合并列功能

图5

%小提示

本例中就是按照字符的长度进行分列的,如果某人的姓为复姓(如“欧阳”),则无法得到正确的结果。因此按照固定字符进行分列比较少见,更多的分列方式是按照分隔符来划分,如下例所示。

示例2:对如图 6所示的时间列进行分列,将“日期”放在B列,“时间”放在C列。

Excel分列和合并列功能

图6

具体步骤:

1) 选中A列。

2) 点选“数据—>数据工具—>分列”命令,打开“文本分列向导”对话框(图 7所示)。

图7

3) 在图 7的向导中,选择“分隔符号”,然后单击“下一步”,系统将显示图 8所示的对话框。

Excel分列和合并列功能

图8

4) 在图 8中设定分隔符号,在此选中“空格”(例中日期和时间之间是以空格分隔的),然后点击“下一步”,打开如图 9所示的对话框。

Excel分列和合并列功能

图9

5) 在图 9中设定“目标区域”为“$B$1”,点击“完成”,将看到最终的Excel结果表如图 10示。可以看到,此时A列已经被分成了B列(日期)和C列(时间)。

图10

2, 合并列

合并列的方法有几种,比较常用的有两种:一种是用连字符“&”,一种是用函数concatenate。

示例3:合并如图 11所示的“姓”和“名”列,将其放在C列。

Excel分列和合并列功能

图11

具体步骤:

方法一:

1) 选中C1单元格。

2) 输入公式“=A1&B1”,然后按Enter回车确认。

3) 鼠标指向C1单元格右侧下方,借助填充柄的方式完成C2:C5的填充(即当光标变成”+”后,按住鼠标拖动光标向下填充至C5单元格,完成C2:C5单元格的公式定义)。

方法二:

1) 选中D1单元格。

2) 输入公式或插入函数“=Concatenate(A1,B1)”,然后按Enter回车确认。

3) 鼠标指向D1单元格右侧下方,借助填充柄的方式完成D2:D5的填充(即当光标变成”+”后,按住鼠标拖动光标向下填充至D5单元格,完成D2:D5单元格的公式定义)。

可以看到结果如图 12所示,两种方法完成的效果是一样的。

Excel分列和合并列功能

图12

%小提示

本例中实质上是定义了C列(和D列)的公式。在这种情形下,如果A列和B列的数据发生变化,则C列(和D列)数据也会发生变化。如果要使得合并后不再与A列和B列有关,则需要将其转换为“值”存储。最简单的办法就是:选中C列(或D列),复制该列,然后打开“选择性粘贴”对话框,选择“粘贴数值”,将C列(或D列)由公式转换为值。

示例4:对如图 13所示的A列和B列进行合并,以空格在中间分割,合并后放在C列。

Excel分列和合并列功能

图13

该例的操作方法与上例类似,但是由于A列和B列是时间格式,而非文本格式,如果直接用连字符“&”或函数Concatenate来进行合并,会发现合并后形成的是数字,而非我们想要的结果(读者可以自己试试)。

要解决这个问题,有两种方法:第一种就是将A列和B列先转换为文本格式,然后再合并列;第二种方法就是借助Text函数。

第一种方法操作简单,但是过程繁琐。主要操作步骤是:在图 13中双击A2,使其处于编辑状态,然后在其数据前面输入“’”,将其转换为文本格式,同理将其他单元格转换成文本格式。然后再借助示例3中的方法进行合并。

第二种方法稍微复杂点,要借助组合函数。具体方法是:选中C2单元格,然后输入公式“=CONCATENATE(TEXT(A2,”yyyy/mm/dd”),””,TEXT(B2,”h:mm:ss”))”,该公式借助Text函数将时间转换为文本格式,然后借助CONCATENATE函数将多文本合并。具体有关函数的说明请参考相关文档。