在应收账款管理工作中,经常需要在Excel里设置自动催款提醒,根据实际情况设置要催缴欠款的客户。

如图所示,在应收账款明细表中设置催缴条件。具体要求:根据C列“约定还款日期”和D列“是否还款”判断。如果超过还款日期10天还未还款(假设今天的日期为2005-11-24),则填充所在行为红色背景。

在Excel里设置应收账款自动催款提醒

“是否还款”判断

操作步骤

(1)从A3单元格起,选取整个表格区域,这里要说明的是,一般情况下都要向下多选些空白区域。因为将来的应收账款明细表数据可能还要继续增加,新增加的也要应用同样的提醒,另外和以前不同的是,这里是选定整个区域,原因是对符合条件的单元格所在行整行填充颜色。

(2)打开【条件格式】对话框,选择【突出显示规则】选项,在选择【其他规则】,在后面的文本框中输入公式:“=AND((TODAY()-$C3)>10,$D3=”否”)”,设置背景色为红色,如图所示。

在Excel里设置应收账款自动催款提醒

EXCEL应收账款催款提醒操作步骤

公式说明:

①AND:表示括号中的两个条件要同时满足。

②TODAY()-$C3>10:TODAY()返回的是当天的日期,也就是系统日期。$C3是第一个单元格的日期,这里使用行相对列绝对($C3),是因为这个公式要适用于数据表所有选定的单元格。Excel在设置条件格式时同复制公式一样,有智能变换单元格的优点,比如A1的公式为“=B1*10”,当公式复制到A2时,公式会自动转换为“=B2*10”,这种变换是受$(绝对引用符号)控制的。本例中无论在任意一行的任意一个单元格,都要根据C列和D列的内容进行判断,所以要对列进行绝对引用。

③$D3=”否”:这是第二个条件,判断欠款户是否已还款,如果单元格内容是”否”,则表示欠款户还未还款,符合条件。

(3)如图所示,符合条件的行全部填充为红色背景。

在Excel里设置应收账款自动催款提醒

如何在Excel里设置自动催款提醒